Om skolen

Personvernerklæring

Personvernerklæring for Steinerskolen i Tromsø

Vi er opptatt av å ivareta ditt personvern. Dine personopplysninger skal være trygge hos oss og du har rett til innsyn i de data vi lagrer om deg og dine barn.

Hva er formålet?

På vår skole behandler vi personopplysninger til følgende formål:

  • Registrering i skoleadministrativt system
  • Skole – hjem samarbeid via brev, epost og SMS, samt transport
  • Opplæring og oppfølging av elevene
  • Tilrettelegge for tilpasset opplæring
  • Gjennomføring av elevundersøkelse og nasjonale prøver

Dette gjør vi

  • Skolen arbeider for at personlige opplysninger knyttet til elever skal behandles trygt og de opplysningene skolen får, bruker og deler vi bare slik lover og regler sier at vi skal gjøre.
  • Alle ansatte vet at opplysningene bare skal brukes til det som er nødvendig for å drive skole.
  • Hvis noen andre spør om å få opplysninger, svarer vi at vi bare kan dele opplysninger når den det gjelder har gitt tillatelse til dette.
  • Vi ber om samtykke fra elever og deres foresatte før vi publiserer bilder eller video.
  • Når eleven går over i videregående skole kan det være behov for å overføre særskilt informasjon. Dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesielt tilrettelegging eller lignende. Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

Hvilke personopplysninger behandles og hvordan oppbevares de?

Forelder og/eller skolen legger inn personopplysninger i skolens administrative system når elev søkes inn på skolen. Gjennom den daglige driften lagres og behandles følgende opplysninger:

  • iSkole: Personalia på foreldre og elever, samt fravær, merknader og elevsamtaler registreres i det digitale administrasjonssystemet iSkole. www.iskole.net Foreldre og elever på ungdomstrinnet får tilgang til å logge inn med egen bruker og passord.
  • SamPro: Dokumenter knyttet til vedtak om og organisering av spesialundervisning samles og kommuniseres i SamPro.
  • Transponder: Telefonnummer og epost til foreldre og ansatte overføres fra iSkole til Transponder SMS. Denne tjenesten brukes til akuttberedskap og skole – hjem samarbeid.
  • Lokal server: Lokal server fungerer som plattform for samhandling, planlegging og underveisvurderinger. Dokumenter knyttet til undervisning, vurdering og oppfølging, logg over nettverk, aktivitetsplaner og oppfølging av det psykososiale miljøet, samt bilder og video lagres på skolens lokale server. Brukerne av systemet har gradert tilgang.
  • Office 365: Skolen bruker Office 365 til kommunikasjon rundt daglig drift, men lagrer minst mulig personsensitiv informasjon på denne plattformen. Klasser som får undervisning i faget IKT får tilgang til Office 365 og egen skoleepost.
  • Hjemmeside: Bilder og video
  • Cert: Vedtak om skyss
  • Arkiv: Personopplysninger skolen får som står på et papir, holder vi nedlåst i arkiv. Slike opplysninger deles kun med den eller de som trenger å vite om opplysningene for å kunne gi forsvarlig undervisning.

Så lenge tar vi vare på personlige opplysninger

Hvor lenge det er lov til å lagre opplysninger om elever i skolen er avhengig av formålet med at opplysningene ble registrert, og om de er arkivpliktige. Arkivpliktige opplysninger blir
lagret på ubestemt tid i skolens arkiv. Personopplysninger som ikke er arkivpliktige skal
slettes når formålet med at de ble lagret er oppfylt.

  • Navn på elever og avsluttende vitnemål etter 10. klasse blir tatt vare på for bestandig. Det samme gjelder opplysninger om hvilke fag en elev har fått undervisning i.
  • Det som lærerne har notert om oppførselen til en elev gjennom året, blir slettet når vurderingen er gitt og fristen for å klage er gått ut. Andre notater tas vare på så lenge eleven går på skolen og lærerne mener de har nytte av notatene.
  • Vedtak om skyss tar skolen vare på bare det året vedtaket gjelder. Andre dokumenter om en elev, f.eks vedtak om spesialundervisning, individuelle opplæringsplaner mm tas vare på så lenge skolen har bruk for dokumentene. Deretter blir de makulert.
  • Når en elev slutter ved skolen, tar vi vare på navn og adresse slik at vi kan ta kontakt hvis myndighetene ber oss om å gjøre det. Ellers vil vi bare bruke denne adressen når eleven/foresatte har gitt oss tillatelse til å sende brev. Eleven/foresatte kan trekke denne tillatelse tilbake.

Hvilke rettigheter har du?

Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om ditt barn og deg som foresatt.

  • Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
  • Sletting av informasjon: Alle elevmapper lagres etter at eleven har sluttet. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandling ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke lenger er arkivverdige, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger er relevante for ungdomstrinnet.
  • Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn. Dette gjelder dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre til for eksempel ny skole.
  • Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige, eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Definisjoner (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.06.2018 nr. 38, jf. EUs forordning om personvern artikkel 4):

  • Personopplysning: enhver opplysning om en identifiserbar person
  • Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger.
  • Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes.
  • Databehandler er den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

Skolestyret har hovedansvar for behandling av personopplysninger ved Steinerskolen i Tromsø. Daglig leder er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysning for skolens elever.

Rettslig grunnlag

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om våre elever, må vi ha et rettslig grunnlag:

  • LOV-1998-07-17-61: Opplæringsloven
  • LOV-2018-06-15-38: Personopplysningsloven
  • LOV- 1992-12-04-126: Arkivloven
  • LOV-1967-02-10: Forvaltningsloven
  • LOV-2006-05-19-16: Offentleglova

Der vi ikke har grunnlag, henter vi ditt samtykke

Kontaktinformasjon:

Dersom du ønsker innsyn i behandling av personopplysninger kan du kontakte oss per post eller epost:

Steinerskolen i Tromsø

Inga Sparboesvei 41, 9007 Tromsø

Epost: tromso@steinerskolen.no

Behandlingsansvarlig: Daglig leder Siv-Bente Johansen (tromso@steinerskolen.no)

Databehandler: IT-ansvarlig Gudmund Østgård (gudmund.ostgard@steinerskolen.no)

Tips for sikkerhet rundt informasjon fra foresatte til skolen:


E-post er en lettvindt kommunikasjonskanal for foresatte, men vær forsiktig med sensitiv informasjon (knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, religion, legning) til skolen i e-post, da vi ikke kan garantere for sikkerheten. Sender du likevel slik informasjon, vil den legges i elevmappen og din e-post slettes.

Steinerskolen i Tromsø

27.11.2019